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    制度格式編寫規范

    時間:2020-08-23 20:00:48 來源:勤學考試網 本文已影響 勤學考試網手機站

    附件2

    制度編寫規范

    第一條本規范適用于xxx公司所有單體制度,起草制度必須嚴格遵循本規范。

    制度單行本或匯編的印刷版式、打印設置、裝訂要求,須遵照要求進行排版、印刷、裝訂。

    第二條制度編寫總體要求

    (一)依法合規:制度應正確體現國家法律法規、相關政策、中國xx集團和xx制度的內容,不得與上述文本存在矛盾或沖突。

    (二)全面具體:制度應將所涉及的業務范圍逐一闡明,制度內容盡量細化,明確流程,體現閉環管理的思想。對所規定的適用范圍、操作步驟、評價標準等要具體、明確。

    (三)嚴謹規范:制度撰寫時應嚴格依照制度模板進行撰寫,符合格式規范。制度的行文用語應盡量準確,使用書面語言,避免模糊性表述。

    第三條制度標題規范

    (一)制度統一按照“適用范圍+制度內容+體現制度種類的名稱”進行命名?!斑m用范圍”是指該制度施行時所涵蓋的范圍,如“xxx公司”、“xxx公司各部門”等;“制度內容”是指該制度針對哪些內容做出規范,如“煤礦安全管理”、

    “技術檔案管理”等;“體現制度屬性的名稱”是指基于制度種類對該制度的命名,如“章程”,“規定”、“辦法”、“細則”等。

    不同制度應根據類別使用不同名稱,綱領類制度可使用“章程”、“綱要”等;原則類制度可使用“規定”、“指導意見”等;實施類制度可使用“辦法”、“實施細則”、“規范”、“標準”、“守則”、“規則”、“預案”、“條例”等。

    “章程”是組織的最高準則,組織的一切活動都必須遵循章程并體現章程的基本精神。

    “綱要”適用于具有提綱挈領性和長期建設性的規范性文件。

    “規定”適用于對特定范圍的工作提出原則性要求的規范性文件。

    “指導意見”適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

    “辦法”適用于針對某項工作或活動制定具體的方法、措施和要求,強調可操作性和指導性。

    “實施細則”適用于針對某一規定或辦法所做的詳細的、具體的解釋和補充,強調對上位制度的細化。

    “規范”適用于定性地闡明行為要求的規范性文件。

    “標準”適用于定量地闡明業務操作的規范性文件。

    “守則”適用于員工自覺自愿遵守執行的行為條款,特指針對人的行為、權利與義務作出的規范。

    “規則”適用于組織成員共同制定或公認,或由代表人

    統一制定并審議通過的,由組織所有成員共同遵守的規范性文件。

    “預案”適用于根據評估、分析或經驗,針對潛在的或可能發生的突發事件的類別和影響程度而事先制定的應急處置方案。

    “條例”適用于業務條線的,分條訂立、較為全面、系統的規范性文件。

    (二)制度名稱下方一欄的“試行”、“暫行”版本說明,要用括號括起來。正式版本則無需這一欄。

    第四條制度結構規范

    (一)制度一般包括以下內容:

    1.第一章為“總則”,說明制定本制度的目的、依據、適用范圍、執行原則、關鍵名詞術語解釋等。

    2.第二章為“組織與職責”,說明業務相關的組織體系、管控界面劃分以及相關組織和部門的職責等。

    3.關于制度的執行監督、檢查以及相應的考核、獎懲等內容是制度的關鍵內容,一般應獨立成章,置于“附則”之前。

    4.最后一章為“附則”,說明制度解釋權、生效日期、修訂記錄等未盡事宜。

    5.除上述四章特指定的規定內容外,其余各章制訂該制度的具體業務流程、執行標準、管理措施等內容條款。

    6.若該制度有附件,則列在“附則”的全章節之后。

    (二)根據內容的復雜程度,制度的層級結構可依次分為“章”、“節”、“條”、“款”、“項”、“目”。

    1.“章”是制度內容劃分的基本單元,以中文數字配合文字依次表述,如“第一章”、“第二章”。編號應從“總則”開始直到“附則”結束。

    2.“節”是章的細分,當一個制度的內容較多,需要多次分類時,可使用“節”?!肮潯币灾形臄底峙浜衔淖忠来伪硎?,如“第一節”、“第二節”。用“節”時一章中至少要包含兩節。單獨一“節”不能成章,若制度內容較少,不需要多次分類,“節”則可不用,“章”內直接分“條”即可。

    3.“條”是“節”或“章”的細分,每章或每節中至少要包含兩“條”。單獨一條不能成“章”或成“節”。

    4.“款”是“條”的組成部分,一“款”則表示一個獨立的內容,或是對前一款內容的補充?!翱睢钡谋憩F形式為“條”下的自然段,每個自然段為一“款”,“款”前不編序號。

    5.“項”是以列舉的形式對前段文字的說明。含有“項”的條目,其前段文字中一般都有“下列”二字或相應的文字標示?!绊棥鼻耙谝灾形臄底旨永ㄌ栆来伪硎?,如(一)、(二)、(三)......。標識(一)、(二)、(三)......后不加標點,直接跟進文字。

    6.“目”是“項”的內容細分,是制度層級結構的最小單位?!澳俊钡男蛱栍冒⒗當底秩纾?.2.3.......依次表

    述。阿拉伯數字后加全角圓點標識與文本間隔開,如:“1.”。

    (三)篇幅超過一百條的制度可用“章”、“節”、“條”、“款”、“項”、“目”;篇幅少于一百條的制度可使用“章”、“條”、“款”、“項”、“目”,篇幅最少的只用“章”、“條”也可。

    (四)為使制度結構清晰易懂,避免內容層級過多,應盡量限制“目”的使用。嚴格禁止“目”下的細分及標識的使用。

    (五)制度的中間“章”、“節”,可按照制度所涵蓋內容的業務種類、執行環節、所涉及業務的關鍵因素、管理對象等劃分,劃分的過程應注意制度內在的邏輯性,做到不重不漏、均勻連貫?!皸l”、“目”劃分方式與“章”、“節”劃分相同。

    (六)“章”、“節”標題和“條”、“目”標題要言簡意賅地體現本“章”、“節”的內容主旨?!罢隆?、“節”必須有標題。若“條”、“目”內容不便歸納,或僅是操作性說明,則可不撰寫標題,直接撰寫“條”、“目”內容。

    第五條制度格式規范

    (一)制度正文及文字類附件的頁面設置采用A4幅面,縱向,左側裝訂;頁面設置為上下邊距25mm,左右邊距25mm。制度的圖、表類附件,如需要可使用A3幅面,但裝訂時須折為A4大小。

    (二)頁眉頁腳設置:無頁眉,頁腳僅包含頁碼,使用

    阿拉伯數字表示,小四號Arial字體,居中,距頁邊距1cm。

    (三)正文格式

    1.制度名稱:宋體,二號,加粗,居中,行間距30磅,其他格式無。與正文之間空1行。

    2.“章”標題:仿宋_GB2312,三號,加粗,居中,段前間距1行,行間距30磅,其他格式無。

    3.“節”標題:仿宋_GB2312,三號,加粗,居中,段前間距0.5行,行間距30磅,其他格式無。

    4.“條”標識:仿宋_GB2312,三號,加粗,行間距30磅,首行縮進2字符,其他格式無。編號后無標點符號,與正文之間隔一個漢字的間距?!皸l”直接延續上章的“條”編號,不重新編號。

    5.“項”標識:仿宋_GB2312,三號,行間距30磅,首行縮進2字符,其他格式無。各“條”下的項應在本條內重新編號。

    6.“目”標識:仿宋_GB2312,三號,行間距30磅,首行縮進2字符,其他格式無。各“項”下的“目”應在本項內重新編號。

    7.正文:仿宋_GB2312,三號,行間距30磅,首行縮進2字符,兩端對齊,其他格式無??罡袷酵?。正文中數字及英文表述均使用四號Arial字體。文中所有標點符號使用仿宋_GB2312字體。

    (四)其他需說明的事項:

    1.一般情況下,制度中文字顏色均為黑色。

    2.關鍵名詞術語可加粗表示。

    3.“附件”中的內容,如:附表、附圖或其他附件須在

    制度正文中提及,并給出索引。

    4.符號、代碼、簡稱須在正文中予以說明。

    第六條“附件”規范

    “附件”是對制度內容具有解釋性、參考性、指示性的

    圖、表、文本,以及業務相關的標準、規范等?!案郊迸c

    制度正文具有同等效力。

    “附件”清單中的名稱應與制度正文中提及的名稱一

    致,并且按照文中出現的先后順序一一對應?!案郊鼻鍐?/p>

    置于制度正文之后,空一行,在“附件:”后,以“阿拉伯

    數字+ 全角句點”順序列出“附件”名稱,數字編號需對

    齊。如“附件”名稱超過一行時,下面的文字應縮進并與附

    件名稱的第一字對齊。格式如下所示:

    附件:1.××××××××××××××××××××××××

    ×××××××××

    2.×××××××××××××××××××××××ד附件”與“附件”之間應以分頁符間隔開,并在對應

    “附件”第一頁頁面的左上角標以“附件1”、“附件2”的

    字樣?!案郊睒俗R格式為仿宋_GB2312,四號,行間距30

    磅。

    (一)“附件”中“表”的規范

    1.同一個“附件”中若有多個“表”,則需要對“表”進行編號?!氨怼钡木幪柌捎脧?開始的阿拉伯數字編號,如:“表1”、“表2”、……?!氨怼钡木幪柵c“表”的標題之間應空一個漢字的間距?!氨怼钡木幪柵c“表”的標題要置于“表”的上方、居中。若“附件”中只有一個“表”,則不需要對“表”進行編號,直接書寫“表”的標題即可。

    2.“表”的標題用三號黑體,數字和字母為三號Arial 字體,居中,行間距30磅。英文語句首字母須大寫。

    3.“表”內文字為四號仿宋_GB2312,數字和字母為四號Arial字體,單倍行距,文字垂直對齊方式設為居中。

    4.如某個“表”需要轉頁接排,則設置為“允許跨頁斷行”,在各頁頂端以標題行形式重復出現,“表”頭跨頁。

    5.“表”需要附注文字說明時,“注”寫在“表”的下方,與“表”之間空一行?!氨怼钡恼w說明要在附注中的第一條進行描述。只有一個附注時,在附注的第一行文字前標明“注:”;有多個附注時,在“注:”后加“阿拉伯數字+ 全角句點”表示,數字編號需對齊。每個“表”的附注應單獨編號,并采用如下規范:文字為四號仿宋_GB2312,數字和字母為四號Arial字體。單個附注超過一行時,下面的文字應縮進并與附注的第一字對齊。具體如下所示:

    注:1.××××××××××××××××××××××××

    ×××××××××

    2.××××××××××××××××××××××××6.“表”的外框線及“表”內框線均為黑色實線,寬度0.5磅。

    (二)“附件”中圖的規范

    1.“附件”中若有多個圖,則需要對圖進行編號。圖的

    編號采用從1開始的阿拉伯數字編號,如:“圖1”、“圖2”、……。圖的編號與圖題之間應空一個漢字的間距。圖的

    編號與圖的標題置于圖上方,居中。若“附件”中只有一個圖,則不再對圖編號,直接書寫圖的標題即可。

    2.圖題應簡短明確,用三號黑體,數字和字母為三號Arial字體,居中,行間距30磅。英文語句首字母須大寫。

    3.圖內文字為四號仿宋_GB2312,數字和字母為四號Arial字體。

    4.圖需附注文字說明時,附注要寫在圖的下方,與圖

    之間空一行(圖的附注規范參照表的附注規范)。

    (三)文本附件規范

    文本格式的“附件”采用與制度模板相同的文本格式規范。

    若文本附件中某些名詞需要加以注釋,則將該名詞的注

    釋以“腳注”的形式展示?!澳_注”按照需要解釋名詞的出

    現順序,使用阿拉伯數字順次排列,不重復標號。單獨一個

    注釋以星(*)號表示,不編號。相應解釋附在附件正文文末

    左下角,按照順序對相應的名詞進行解釋,文字為四號仿宋_GB2312,數字和字母為四號Arial字體。

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